一个企业的利润表显示了该企业在一特定的会计期间，所有取得的收益和为获取收益而支出的费用。不能够完全记录所有的收益和费用的利润表是不完整的，不准确的，甚至可能会使人产生误解。同样的，没有显示出某一实体在特定时点所有的资产，负债和股东权益等项目的资产负债表也可能使人产生误解。每笔调整分录都有双重用途：（1）使利润表记录适当的收益和费用。（2）使资产负债表记录适当的资产和负债。因此，每笔调整分录至少影响一个利润表账户和一个资产负债表账户。
由于对营业活动感兴趣的人需要及时了解企业信息，企业必须定期编制财务报表。为了编制财务报表会计人员将企业的存续寿命按一定的时间段划分。这些时间段通常是相等的，被称为会计期间。一个会计期间可以是一个月，一个季度，或者是一年。一个会计年度是一个长为一年的会计期间。一个会计年度是任何连续的12个月。一个会计年不一定与以12月31日为结束日的日历年相一致。正如圖表 3.2所显示的一样，2004年一项调查显示63%的企业把日历年作为一个会计年度。在2008 年对于美国公共贸易型的企业这一比较数据为65%。对于一些特定的工业型企业它们的会计年度不同于日历年。例如一些零售商店为了避免在销售高峰期结账而以1月31日作为会计年度的结束日。其它一些企业把存货和商业活动最少的时候作为一个会计年度的结束期。
定期报告和配比原则使编制调整分录成为必要。调整分录就是在会计期末或者任何时候为使财务报表的收入和费用相配比而编制的日记账分录。配比原则要求在会计期间创造收入时发生的费用应在相应收入中扣除。配比原则是会计基本原则之一。收入和费用相配比对编制准确表现公司盈利能力的利润表是必要的。调整分录能够反映出那些已经发生但还没有记录的经济活动。直到会计期末公司都没有记录一些活动的原因是什么呢？一种原因可能是在会计期末记录这些活动更加方便和经济。第二种原因是尚未收到与业务相关的原始凭证。
调整分录能够在公司编制财务报表之前使总分类账中的账户达到适当的平衡。也就是说，调整分录是为了合理进行财务报告将总分类账户中账户的实有数调整到应有数。为了实现这种转换，会计人员就得分析账户来确定哪个需要调整。例如，假设一公司在年初购买了三年期的保险共花费600美元并借记预付保险费600美元。在年终时，公司应该从资产中扣除200美元而把它记入到费用里。如果不这样做在财务报表中就会显示错误的资产和净利润。
公司不断地得益于一些资产如待摊费用（如预付保险费和预付租金），因此需要每日做分录来显示费用的发生。通常情况下，公司直到编制财务报表的时候才编制此分录。因此，如果需要编制月报，进行月调整就是必要的工作。按照习惯和根据法律规定，管理者应至少一年向所有者汇报一次。因此，调整分录至少一年做一次。但应牢记，把资产账户转移到费用账户的分录只有在资产成本到期的时候才能够进行。
科技的应用
最终，计算机将可能实时编制调整分录，从而能够使一直保持最新状态的财务报表在不需要提前通知的情况下随时被打印。计算机被输入相关活动的基本事项，通常情况下它能够生成调整分录并且被指示在他们自己的或是其他计算机的数据库里寻找一些必要的信息用来不断调整账户。
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