股本是可转让的所有权单位。每一单位的所有权被称为一股股票。通常情况下，在证券交易所的一个营业日，公司1亿到10亿股的股票（包括纽约证券交易所和美国证券交易所，以及场外交易）在交易。这些交易很少涉及发行股票的公司作为交易的一方，通常，现有股东出售其股票给其他个人或机构投资者。
股票证书是打印的文件，以证明持有人拥有若干份额的股本。当出售股票时，股东签字将股票证书移交给新的所有者，并交给发行公司。当旧的证书到期后，发行公司取消该证书，并将其附加到其相应的股票证书账簿中的存根。发行公司为其新所有者准备新的证书。要想在任何时间确定已发行股票的数额，发行方只需要合计在股票证书账簿上公开存根（不附带任何证书的存根）的股票数额。
一家公司所保持的最重要的记录是股东明细账。股东明细账包含一组显示目前每个股东所持股票数额明细账账户。由于明细账包含每一个股东的账户，在一个大公司，该账户可能包括超过100万的个人用户。每个股东的账户显示该股东目前或以前拥有的股票数，证书编号以及出售或收购股票的日期。账户明细以股数而不是美元为单位。
股东明细账以及股票证书账簿含有相同的信息，但是股东明细账按股东名称的字母顺序进行了总结。因为股东可能拥有一打或更多的证书，每一个证书代表一定数额的股票，该总结能够帮助公司（1）确定每个股东所持有的股票股数，即其在股东大会上的表决权，（2）准备每个股东的股息支票而不是每股证书。
许多活跃交易股票的大公司将保持可靠股票交易记录的任务交给外面的股票转让代理商或股票分析师。股票转让代理商，通常是银行或信托公司，将一家公司的股票在买方和卖方之间转让。股票转让代理商取消出售股票的证书，发行新股票证书，并在股东明细账中给出相应的明细条目。他将新证书发往股票注册商，通常是另一家银行，保持已发行股票的的独立记录。这种控制系统使得公司员工很难频繁发行股票证书，以窃取收益。
会议纪要，一直由公司的秘书保管，是（1）对股东和董事会会议内容的记录，（2）公司高管采取的某些行动的书面授权。请记住，董事会和股东所采取的一切行动必须与公司的故障制度和章程保持一致。会议纪要包含了各种数据，包括：
- 公司章程的副本。
- 公司规章制度的副本。
- 董事会宣布的股息。
- 收购主要资产的授权。
- 借款授权。
- 增持或坚持股本的授权。
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